Comment rédiger une offre technique et financière pouvant convaincre votre client

Une offre est une proposition commerciale faite à un client ou à un ensemble de clients par un vendeur ou une entreprise.

L’offre technique et financière est une offre formalisée proposée à un prospect. Elle doit répondre aux besoins formulés par le client en prenant en compte le contexte, la situation de celui-ci, les contraintes en matière de coûts, de délais et de qualité. Bien que rédigée par un ingénieur d’affaires, elle fait intervenir plusieurs autres acteurs. La présentation d’une offre technique et financière peut venir en réponse à un appel d’offres ou faire l’objet d’une proposition spontanée par le vendeur.

L’offre technique et financière est composée d’une offre technique et d’une offre financière.

Dans le cas des appels d’offres

L’appel d’offres est une procédure permettant à un commanditaire trouver l’entreprise la plus à même de réaliser une prestation de fourniture de biens ou services, de réalisation de travaux via “la mise en compétition” de plusieurs. Le commanditaire est aussi appelé maître d’ouvrage et l’entreprise aussi nommée soumissionnaire prendra le nom de fournisseur une fois sa candidature validée.

L’offre technique et financière devra répondre aux exigences du cahier des charges. Le cahier des charges est un document présentant avec précision les besoins administratifs, financiers et techniques du commanditaire.

L’offre technique et financière devra donc proposer les solutions pour

•         répondre au besoin du commanditaire (produit, service) ;
•     présenter les grandes fonctionnalités et les usages attendus pour le service ou le produit ;
•         énoncer les contraintes spécifiques à la maîtrise de l’ouvrage, et présenter les exigences (surtout d’ingénierie) s’il y en a.

Elle doit aussi respecter les critères de choix (selon la perspective du maître d’ouvrage) qui reposent sur le coût, le maître d’ouvrage choisira toujours le « mieux-disant » c’est-à-dire celui qui offre le meilleur rapport qualité/prix ; la langue spécifiée par le maître d’ouvrage ; les mesures d’accompagnement qui comprennent les ressources humaines mises à la disposition du maître d’ouvrage pendant la durée de l’exécution de la prestation ou de l’utilisation du produit ainsi qu’un service après-vente adapté à la couverture de la zone géographique concernée par l’offre. Elle doit être rédigée selon la méthodologie propre au secteur d’activité concerné et être conforme aux ‘’bonnes pratiques’’ de la profession. Le terme « Bonnes pratiques » désigne l’ensemble des comportements faisant consensus et considérés comme indispensables par la plupart des professionnels d’un domaine bien précis.

L’offre financière représente le montant du marché proposé par un participant à un appel d’offres. Cela se fait à travers un document appelé acte d’engagement. L’offre technique quant à elle, est constituée uniquement des éléments techniques. Cette dernière est présentée sous forme d’un mémoire technique ou d’une note méthodologique demandée par l’acheteur ou client et produite par le soumissionnaire. Ce mémoire comporte la description des moyens qui seront mis en œuvre pour effectuer la prestation, la composition de l’équipe exécutante (avec ou sans la description des profils de ses membres), la méthodologie qui sera utilisée, les produits et les matériaux qui seront proposés. Son contenu est spécifique à chaque marché.

Il est indispensable pour le soumissionnaire de s’assurer que chaque élément mentionné dans le cahier des charges soit satisfait, que les coûts soient les plus raisonnables et réalistes possibles (respect du rapport qualité/prix), que les délais et dates, la méthodologie et toutes les spécifications et spécificités énoncées par le commanditaire soient respectées. C’est indispensable s’il souhaite que son offre soit convaincante.

Dans le cas d’une  proposition spontanée

Une proposition spontanée est une possibilité d’offrir un service ou un produit afin de répondre à un besoin non encore identifié par le potentiel client. L’offre technique et financière dans ce cas de figure présente de manière générale, les mêmes exigences que le cas d’un appel d’offres mais avec les spécificités propres au secteur d’activité, au statut du client (entreprise, gouvernement, organismes ou organisation) et aux lois et règlementations en vigueur dans le pays.

Quelques grandes lignes pour la rédaction de l’offre technique

•         La lettre d’accompagnement visant à gagner la confiance du client et mettant en avant les points forts de la soumission, doit être brève, précise et concise quant au produit ou service proposé, rédigée sur papier entête et signée par la plus haute autorité hiérarchique.
•         La page titre qui comporte les informations de la société du soumissionnaire et l’adresse du client.
• La présentation du plan de la proposition technique : on y retrouve la lettre de soumission de la proposition technique, et toute information pertinente telle que les suggestions et remarques du soumissionnaire sur les activités à réaliser, les références de l’équipe dédiée, le plan et les méthodes de travail, les garanties, les informations générales sur le soumissionnaire et le rétroplanning.

La rédaction de la proposition financière

La proposition financière doit être présentée sous forme de tableaux types, présentant tous les coûts (allant des prix des produits ou du coût du service jusqu’à la rémunération du personnel qui interviendra). Le plan de la proposition financière est composée de la lettre de soumission (qui présente le montant global en chiffres et en lettres), du récapitulatif des coûts selon les différents volets mentionnés, avec les taxes et les montants hors taxes, le mode de paiement et les échéances.

Le succès de la proposition technique et financière repose sur une bonne évaluation du besoin du client, et la formulation de la solution la plus adaptée dans le respect des délais, des coûts et la potentielle satisfaction du client.